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Adressqualität ist Chefsache
Dubletten verstehen und vermeiden

Dubletten verstehen, finden und vermeiden

Dubletten sind ein Ärgernis in jeder Adressdatenbank

Dubletten frustrieren Mitarbeiter, wenn sie die auf mehrere Dublettenadressen verteilten Informationen mühsam zusammensuchen müssen – wenn sie sie überhaupt wiederfinden. Dubletten konterkarieren wohldefinierte Geschäftsprozesse, lassen Liefersperren ins Leere laufen und verhindern, dass gute Kunden erkannt werden, weil sich ihre Umsätze auf verschiedene Kundenkonten verteilen.

Dubletten entstehen durch ungewollte Adress­neuanlagen und bei Adress­änderungen. Bei Adressänderungen zum Beispiel, wenn eine Anschrift von Hamburg auf München aktualisiert wird und es die Adresse mit der Münchener Anschrift längst gibt. 

Eine besonders ergiebige Quelle für Dubletten sind Parallel­bestände, die von Mitarbeitern oder Abteilungen separat geführt werden und dann meist auch ein Eigen­leben entwickeln. – Das Erwachen kommt, wenn die Parallel­bestände zusammen­geführt werden sollen.

  • Dubletten frustrieren Mitarbeiter, die sich die auf die Dubletten­adressen verteilten Informa­tionen mühsam zusammensuchen müssen – wenn sie sie überhaupt wieder­finden.
  • Dubletten konterkarieren wohldefinierte Geschäfts­prozesse. Sie
    • lassen Liefersperren ins Leere laufen und werden deswegen gezielt gerade von Betrügern genutzt,
    • erlauben es Kunden, – gewollt oder ungewollt – Limits zu umgehen,
    • verfälschen Umsatzanalysen und Geschäftsberichte und verhindern, dass gute Kunden erkannt werden, weil sich ihre Umsätze auf verschiedene Kundenkonten verteilen.
  • Beim Mailing kosten Dubletten bares Geld, wenn dem Empfänger dieselben aufwendigen Unter­lagen gleich mehrfach zugesandt werden. Mehrfach zugesandte Werbe­sendungen führen dem Empfänger außerdem besonders deutlich vor Augen, dass er nur als einer unter vielen angesprochen wurde. So schmälern Dubletten zusätzlich auch das Image der Werbe­botschaft.

Adressqualität ist Chefsache!

  • Auch die beste CRM-Software ist immer nur so gut wie die Datenbasis.
  • Schlechte Datenqualität demotiviert Mitarbeiter und beschädigt das Qualitätsbewusstsein im Unternehmen.
  • Unzustellbare und doppelte Werbeaussendungen kosten bares Geld und Image beim Kunden
  • Für Data Quality gibt es oft keinen Verantwortlichen. Stellen Sie die Verantwortung sicher!

Mit Dubletten bekommen Sie es regel­mäßig auch dann zu tun, wenn Sie zur Erweiterung Ihrer Adress­datenbank oder für einzelne Mailing­aktionen fremde Adressen zukaufen oder anmieten. Schließ­lich betreffen die erworbenen Adressen dieselbe Ziel­gruppe, so dass Dubletten wahr­schein­lich sind.

Dasselbe ist der Fall, wenn Adress­datenbanken nach Umorganisationen, Unter­nehmens­zukäufen oder Unter­nehmens­zusammen­schlüssen (Verschmelzungen, Fusionen) zusammen­zuführen sind. Auch hier betreffen die Adressen in der Regel gleiche Ziel­gruppen, und Dubletten sind somit ein weiteres Mal garantiert!

Tun sie was für Ihre Adressen - mit q.address

Nutzen Sie q.address so, wie Sie es brau­chen: Die Stand-alone-Version zur Prü­fung und Be­rei­ni­gung Ihrer Adres­sen in kon­ven­tio­nel­len Da­tei­en, die fer­ti­gen Add-ons für Micro­soft Dy­na­mics 365, SAP und wei­te­re Stan­dard­pro­duk­te, oder das API des Quali­ty Ser­vers zur Inte­gra­tion von q.address in Ihren eigenen Anwendungen.

Wo bin ich hier?

ACS Informatik fokussiert sich auf Produkte zur Siche­rung der Adress­qualität. Ihre Produk­tfamilie q.address reicht von einer Stand-alone-Version bis hin zu Inte­gratio­nen in die Business-Anwendun­gen Microsoft Dynamics 365 und SAP CRM, ERP und IS. > mehr…
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Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie hier:

q.address Stand-alone prüft Ihre Dateien und Datenbanken nach Strich und Faden: Gibt es doppelte Adressen (Dubletten)? Sind die Anschriften korrekt? Passen die Anreden oder sind Vor- und Nachname vertauscht? Dubletten werden automatisch bereinigt, Fehler automatisch berichtigt. Und alles mit herausragender Bedienungs- freundlichkeit!

Die q.address Integrationen überwachen die Adressqualität in Ihren CRM- und ERP- Anwendungen: Fehlertolerante Suche von Firmen, Kontakten, Leads etc., Dubletten- erkennung und postalische Anschriftenprüfung bereits bei der Erfassung, Formatierung von Namen, Anreden, Anschriften, Telefonnummern u.v.a.m.

Dubletten finden

Software ist gefragt!

Gegen Dubletten können Sie etwas unternehmen. Besonders einfach ist es, Adress­listen zu säubern, die für Mailings eingesetzt werden sollen. Hier reicht es, doppelte Adressen einfach zu entfernen. Eine gute Lösung für die Dubletten­prüfung ist die Software q.address der Münchener ACS Informatik GmbH.

Aufwendiger ist die Dubletten­bereinigung in CRM- oder ERP-Systemen. Hier können Sie doppelte Adressen nämlich nicht mehr einfach löschen. Denn zusammen mit der gelöschten Adresse würden auch all die Informationen verloren gehen, die mit dieser Adresse verknüpft sind:

  • Kontaktpersonen
  • Angebote
  • Aufzeich­nungen aus Verkaufs­gesprächen und
    über Anschaffungs­planungen
  • Verkaufschancen
  • Negativvermerke
  • Bestellungen
  • Rechnungen u.v.a.m.

Dublettenadressen müssen also mit viel Sorgfalt zusammen­geführt werden, um solche Daten­verluste zu vermeiden (wir nennen das „Verschmelzung“). Auch dabei ist q.address eine wert­volle Hilfe, denn die Software lässt sich in Ihre Anwendung integrieren: Mit Hilfe fertiger Add-ons für Microsoft Dynamics 365SAP und weitere Standard­produkte, oder durch Integration Ihrer individuellen eigenen Anwendungen.

Dubletten vermeiden

So packen Sie Dubletten bereits an der Wurzel

Geschickt ist es, es gar nicht erst zu Dubletten kommen zu lassen. Dazu ist

  • bei jeder Adressneuanlage
  • bei jeder Adressänderung und natürlich auch
  • beim Import von Adresslisten

sicherzustellen, dass die Adresse nicht bereits in Ihrer Adress­daten­bank vorhanden ist.

Und wenn Adressen schon einmal geprüft werden, sollte man folgendes gleich mitprüfen:

  • Ist die Anschrift (PLZ, Ort, Straße) korrekt geschrieben? Passt die PLZ zu Straße und Hausnummer?
  • Sind Vorname und Nachname korrekt belegt? Sind sie vielleicht vertauscht?
  • Liegen Vorname und Nachname in einem Feld und müssen getrennt werden?
  • Liegt die korrekte Anrede vor oder sollte sie ergänzt werden?
  • Und bei Geschäftsadressen:
    • Ist der Name (Firma, Rechtsform) korrekt oder ist er ggf. zu berichtigen?
    • Sind der Name oder die Anschrift nach einer Umfirmierung oder Sitzverlegung veraltet?
    • Sollen ggf. Personen der Führungsebenen ergänzt oder aktualisiert werden?
  • Sollen ggf. auch HR-Nummer, USt-ID, Telefon­nummern oder etwa die Homepage ergänzt werden?

Unsere Empfehlung: Setzen Sie auf q.address!

q.address findet Dubletten, prüft Adressen, aktualisiert Firmendaten, sichert Ihnen dauerhafte Datenqualität.

q.address ist äußerst vielfältig einsetzbar:

  • Bereinigung und Zusammenführung von Adressdateien und -datenbanken
  • Fertige Integrationen in Microsoft Dynamics 365, SAP CRM, SAP ERP u.a.
  • Programmierbare Schnittstelle (API) zur Integration in Web-Shops und eigene CRM- und Vertriebsanwendungen
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