Keywords: Adressqualität, Datenqualität, Data Quality, Adressen, Adressdatenbank, CRM, Dubletten, Dublettenprüfung, Dublettenbereinigung, Software.
Dubletten
Doppelte Adressen (Dubletten) sind eines der großen Ärgernisse beim Umgang mit Adressen – vom einfachen Kundenmailing bis hin zur Adressdatenbank im CRM-, Vertriebs- oder ERP-System.
Dubletten entstehen immer wieder auf dieselbe Weise:
- Bei der Neuanlage einer Adresse wird nicht bemerkt, dass die Person, Firma oder Institution bereits gespeichert ist. Dies kann aus vielen Gründen unentdeckt bleiben: Schreib-, Hör-, Lese und andere Fehler, Schreibvarianten (vor allem bei Unternehmen), Änderung des Namens (z. B. nach Eheschließung) oder der Anschrift (z. B. nach Umzug), geänderte Postleitzahl, Orts- oder Straßennamen (z. B. nach Eingemeindungen).
- Eine besonders „ergiebige“ Quelle für das Entstehen von Dubletten ist es, wenn Adressen in mehreren Beständen verwaltet werden, die dann für die Einführung einer neuen Softwarelösung zusammengeführt werden sollen. Oft beginnen Abteilungen oder Mitarbeiter neben der zentralen Adressdatenbank Adressen etwa in Excel-Tabellen oder kleinen Access-Anwendungen zu sammeln, weil es zunächst bequemer ist.
- Zukauf bzw. Anmietung fremder Adresslisten, z. B. für Werbeaktionen, führt regelmäßig zu neuen Dubletten. Wenn Adresslisten für dieselben Zielgruppen eingesetzt werden, wäre es eher besorgniserregend, wenn es keine Überlappungen gäbe.
Dublettenbereinigung
Die Dublettenbereinigung ist komplizierter als die Berichtigung fehlerhafter Anreden und Anschriften:
- Bei der Prüfung von Anreden und Anschriften wird jeweils eine einzelne Adresse gegen einen externen Referenzbestand geprüft und ggf. berichtigt. Von der Änderung sind in der Regel keine weiteren Datensätze betroffen.
- Bei der Dublettenprüfung wird dagegen jede einzelne Adresse gegen alle übrigen Adressen abgeglichen. Wird eine Dublette gefunden, ist es das Ziel, die Dublettenadresse zu eliminieren. Oft hängen an dieser Dublettenadresse aber weitere Informationen wie zum Beispiel Bestellungen, Rechnungen oder Vertriebsinformationen.
Dabei geht q.address je nach Aufgabenstellung sehr unterschiedlich vor: Bei der Dublettenprüfung und Bereinigung ganzer Adressdateien oder Adresstabellen in Datenbanken wird nicht jeweils eine Adresse nach der anderen gegen den Gesamtbestand vergleichen, sondern es stehen sehr viel effizientere Verfahren zur Verfügung. Bei der interaktiven Prüfung, also bei der interaktiven Neuanlage oder Änderung einzelner Adressen, hat man dagegen keine andere Wahl. q.address bietet daher verschiedene Lösungen an.