Adressen prüfen und bereinigen
q.address Stand-alone prüft und bereinigt die Daten nach Ihren Wünschen: Schnell, komfortabel, zuverlässig:
Cleansing: Vorabbereinigung der Daten
Sie werden es kennen. In großen Datenbeständen befinden sich oft auch ziemlich sinnlose Daten – leere Datensätze, Datensätze nur mit sinnlosen Eingaben, defekte Datensätze. Die Daten sind entstanden durch Tests, Fehlbedienungen, oft auch Fehlverhalten älterer Programme. Viele Adressen haben bereits mehrere Softwaregenerationen durchlebt!
q.address Stand-alone ermöglicht es Ihnen, solche Datensätze zu berichtigen oder ganz zu entfernen.
Auf Wunsch werden Feldinhalte auch umcodiert. Etwa „01“ in „Herr“ und „02“ in Frau“.
AddressCheck: Stimmen die Anschriften?
Die Anschrift ist das erste, was der Empfänger Ihrer Nachricht wahrnimmt. Eine ordentliche, fehlerfreie Anschrift hinterlässt den ersten positiven Eindruck!
Fehler in den Anschriften erschweren aber auch das Entdecken von Dubletten. Auch wenn die Dublettensuche fehlertolerant erfolgt – jeder Fehler führt zu mehr Unsicherheit bei der automatischen Entscheidung, ob nun eine Dublette vorliegt oder nicht. Wenn möglich, sollte eine Dublettenprüfung deswegen mit postalisch geprüften Adressen durchgeführt werden.
q.address Stand-alone berichtigt falsche Postleitzahlen, Schreibfehler, veraltete und inzwischen umbenannte Straßennamen, ergänzt Ortsteile, Bundesländer/Kantone und Gemeindeschlüssel.
Die Prüfung erfolgt mit Hilfe von Referenzdaten („Postleitdaten“), die Sie lokal auf Ihrem Rechner haben oder über die Cloud als Service beziehen. Für Deutschland, Österreich, die Schweiz, für weitere europäische Länder, oder für bis zu rund 250 Länder weltweit.
NameCheck: Namen und Anreden
Mit dem NameCheck ordnen Sie Personen- und Firmennamen richtig an, erkennen Sie (aus den Vornamen) das Geschlecht, generieren Briefanreden (Herrn Dr. med. Anton Maier) und Begrüßungsfloskeln (Sehr geehrter Herr Dr. Maier).
Oft sind Vor- und Nachnamen vertauscht oder wurden mehrere Personennamen in den Vor- und Nachnamen gequetscht. q.address Stand-alone nimmt die Namen auseinander und ordnet sie mehreren Personen zu.
Bei Firmennamen werden ggf. im Firmenfeld enthaltene Kontaktpersonen abgesondert und Rechtsformen erkannt (national und international).
q.address greift dabei auf das q.address Lexikon zurück, einen mächtigen Namens-Thesaurus, der den europäischen (einschließlich russischer und türkischer Namen) und nordamerikanischen Raum sehr vollständig und in hoher Qualität abdeckt.
DublettenCheck: Dublettensuche und Adressabgleiche
Der DublettenCheck eröffnet einen Anwendungsbereich, der weit über die reine Dublettenbereinigung hinausgeht. Es seien nur einige Beispiele aufgeführt:
- „Normale“ Dublettenbereinigung: Dublettensuche und -bereinigung in einer Adressdatei.
- Dublettenfreie Zusammenführung mehrerer Adressdateien.
- Negativfilterung: Entfernung von Adressen, die in einer Negativliste stehen (z. B. „Nixies“, etwa zahlungsunwillige Kunden, oder Kundenadressen, weil Sie für eine marketingaktion aus einer Adressliste Ihre bereits bestehende Kunden entfernen wollen).
- Positivfilterung: Entfernung von Adressen, die in einer Positivliste nicht aufgefunden werden.
- Referenzabgleich: Übernahme von Namen, Telefonnummern, Marketingmerkmalen aus einer als Referenzbestand dienenden Datei. Abgleich neuer Bestellungen aus dem Online-Shop gegen den Kundenbestand, dabei Anreicherung der Kundennummern in den Bestellungen, soweit vorhanden. Anhand der Kundennummern können die Bestellungen von Altkunden im Laufe der weiteren Verarbeitung den Kundenkonten zugeordnet werden.
- Grundbereinigung: Grundbereinigung des Adressbestands in Ihrem CRM- oder ERP-System. In Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement (CRM) und Finance and Operations (AX), Salesforce und SAP CRM
kann q.address die Bereinigung im Bestand durchführen („in-place-cleasning“), die Daten müssen weder exportiert noch die Ergebnisse aufwendig importiert werden. q.address führt auch die abhängigen Daten zusammen (z. B. Leads, Kontakte, Verkaufschancen, Angebote, Rechnungen, Aufzeichnungen etc.). - Migration: Vorbereitung Ihrer Daten für die Migration in ein neues CRM- oder ERP-System. Sie können Ihre Daten in mehreren Zyklen vorbereiten. Wenn Sie die inzwischen aktualisierte Daten aus den Altsystemen erneut verarbeiten, wiederholt q.address Ihre früheren Bearbeitungen automatisch, so dass Sie sich nur noch um die neu hinzugekommenen Fälle kümmern müssen („Entscheidungs-Cache“). Auf diese Weise können Sie mit der Vorbereitung Ihrer Daten lange vor dem geplanten Umstellungstermin beginnen.
Trennschärfe
Trennschärfe ist die Fähigkeit von q.address, zwischen Treffer und Nicht-Treffer unterscheiden zu können. q.address zeichnet bei allen Prüfungen (insbesondere AdressCheck und DublettenCheck) ein hohes Maß an Trennschärfe aus.
Dennoch bleiben immer Fälle übrig, bei denen eine automatische Entscheidung nicht mehr möglich ist. Wo die Grenzen liegen, legen Sie bei der Konfiguration der Ähnlichkeitskriterien selbst fest. q.address versorgt Sie dabei mit guten Vorschlägen.
Bei Dubletten unterscheidet q.address Stand-alone folgende Fälle
- Singles: Adressen, zu denen es sicher keine Dublette gibt
- „Sichere“ Dubletten: Dubletten, die als sicher bewertet und in der Regel weiterverarbeitet werden können.
- „Unsichere“ Dubletten liegen dazwischen und werden gesondert ausgewiesen.
„Unsichere Dubletten“ können Sie gesondert zur Prüfung und Nachbearbeitung aufrufen. Sie können die Prüfung und Nachbearbeitung auf die unsicheren Fälle reduzieren und halten Ihren Aufwand entsprechend niedrig – sofern Sie sich überhaupt für eine Nachbearbeitung entschieden haben.
Wenn Sie auf die Nachbearbeitung verzichten, können Sie q.address Stand-alone veranlassen, in den unsicheren Dublettengruppen noch nach sicheren Untergruppen zu suchen und die verbleibenden unsicheren Dubletten als Singles aufzulösen.
Datenformatierung: Alles eine Frage der Form
q.address Stand-alone unterstützt mehrere Arten, Daten zu formatieren, insbesondere:
- Zuordnung der Daten zu den Datenfeldern
- Formatierung von Telefonnummern und Daten
Zuordnung zu Datenfeldern
Die Datenzuordnung erfolgt in Verbindung mit dem AddressCheck und NameCheck. Beide, AddressCheck und NameCheck, erkennen die einzelnen Adress- und Namensbestandteile und ordnen sie den Ausgabefeldern richtig zu:
- Bei den Anschriftenfeldern möchten Sie zum Beispiel Hausnummern und Zusätze in eigenen Feldern speichern? Oder Sie möchten umgekehrt alles zusammen im Straßenfeld speichern? Sie legen es bei der Definition der Datenausgabe so fest, wie Sie es wünschen.
- Ganz ähnlich sollen bei Personennamen die Vor- und Nachnamen und Titel in den richtigen Feldern landen, auch wenn Vor- und Nachname vertauscht sind. Auch zwei oder mehr Personennamen, die in einen Vor- und Nachnamen gequetscht wurden, können aufgelöst werden (sofern Sie Ihrem Ergebnis weitere Personennamen spendieren!). Auf Wunsch entnimmt q.address dem Vornamen – soweit dies möglich ist – auch das Geschlecht (Mann, Frau).
- Firmennamen wird q.address in sinnvoller Weise auf die angebotenen Firmenfelder verteilen. Das ist zum Beispiel dann erforderlich, wenn aus einem oder zwei Firmenfeldern in der Eingabe drei, allerdings kürzere Firmenfelder in der Ausgabe werden sollen. Auf Wunsch ermittelt q.address bei Firmen außerdem die Rechtsform.
Telefonnummern und Daten
Für Telefonnummern und Daten stehen Ihnen zahlreiche Formate zur Verfügung, bei Daten können Sie sogar weitere Datumsformatierungen selbst definieren.
Fehlen bei Telefonnummern die Ländervorwahlen oder regionalen Vorwahlnummern, wird sie q.address auf Wunsch zu ergänzen versuchen und dazu die Anschrift analysieren. Zum Beispiel wird die Telefonnummer 123456 einer Bonner Adressen ergänzt zu +49 228 123 456. Bei deutschen Telefonnummern erkennt q.address in den meisten Fällen die Durchwahlnummer und fügt auf Wunsch einen Trennstrich ein, auch wo ursprünglich kein Trennstrich zur Abtrennung der Durchwahlnummer vorhanden war.
Bei der Datumsformatierung steht Ihnen eine ähnliche Auswahl zur Verfügung, wie Sie es von Excel her kennen.
Groß-/Kleinschreibung
Die Groß-/Kleinschreibung ist heute eigentlich kein Thema mehr. Wenn man es gelegentlich dennoch mit großgeschriebenen Alt-Adressen zu tun bekommt, setzt q.address die Adressen in Groß-/Kleinschreibung um und wandelt dabei auch – soweit vertretbar – Umlaute und das ß um. Bekannte Akronyme werden nicht konvertiert (z. B. BASF, VW).