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Dublettenfreie Daten- zusammenführung

Eine häufige Anforderung ist die laufende Übernahme neuer oder geänderter Kundendaten oder Bestellungen ins CRM-System. Zum Beispiel Bestellungen aus dem Online-Shop, aus dem Call-Center, aus dem postalischen Bestelleingang oder Adressberichtigungen aus der Buchhaltung. Mit q.address lassen sich verschiedene Lösungen realisieren – je nach Anforderungen und Budget.

Oft müssen Kunden- und sonstige Kontaktdaten regelmäßig in ein CRM-System oder eine Datenbank (etwa ein von uns sogenanntes „Adress-Warehouse“) übernommen werden. Zum Beispiel Kunden und Bestellungen aus dem Online-Shop oder neue oder geänderte Adressen aus anderen Anwendungssystemen. q.address sorgt für die dublettenfreie Zusammenführung dieser Daten.

Beispiele:

Die Übernahme neuer Bestellungen aus einem Online-Shop.

Die Übernahme neuer oder geänderter Kundendaten aus dem ERP oder aus anderen Anwendungssystemen.

Abbildung 1: Die Prüfung und dublettenfreie Übernahme neuer und geänderter Kunden, Bestellungen und sonstigen Adressen erledigt q.address.

Die Aufgabenstellung ist deswegen spannend, weil die Daten nicht einfach übernommen und zusammengeworfen werden können. Es würden jede Menge doppelte Adressen (Dubletten) entstehen, und die gilt es ja gerade zu vermeiden.

Bei der Übernahme ist also sorgfältig zu prüfen, ob die jeweilige Adresse im Zielbestand bereits vorhanden ist. Nur wenn die Adresse noch nicht vorhanden ist, darf sie übernommen und im Zielsystem neu angelegt werden. Ist die Adresse bereits vorhanden, sind lediglich die neuen oder geänderten Informationen zu übernehmen – etwa eine geänderte Anschrift, ein fehlender Vorname oder Titel, eine Telefonnummer oder eine neue Bestellung.

Im folgenden beschreibe ich drei von unserem Produkt q.address unterstützte Szenarien für die Adressübernahme:

Periodische Übernahmen: Die Adressen werden gesammelt und ein oder mehrmals täglich übernommen – oft während der Nacht.

Sofortige („real-time“) Übernahme, sobald eine neue oder geänderte Adresse vorliegt.

Clearing: Nicht immer möchte man die Entscheidung allein einem Programm überlassen. Dann werden unsicher erscheinende Fälle für ein späteres manuelles Clearing ausgesondert.

Periodische Datenübernahme

Fangen wir mit dem einfachsten Szenario an: Kunden und Interessenten sollen aus einer oder mehreren Anwendungen (beispielsweise einem Online-Shop oder einer Vertriebsanwendung) in ein CRM oder eine Adressdatenbank (etwa ein „Address Warehouse“) übernommen werden.

Es beginnt mit einem initialen Ladevorgang: Alle in den Anwendungen vorhandenen Daten werden vollständig in das Zielsystem (CRM, Data-Warehouse) übernommen.

Wenn das initiale Laden erledigt ist, müssen alle neuen Änderungen nachgehalten werden, um das Zielsystem auf demselben Stand zu halten, wie die Ursprungsanwendungen:

Neue Kunden 

Sämtliche Änderungen etwa von Anschriften, Telefonnummern, aber auch neue Bestellungen

Löschungen (oft sind auch nur Sperren oder Deaktivierungen erlaubt)

Abbildung 2: Die Prüfung und dublettenfreie Übernahme neuer und geänderter Kunden, Bestellungen und sonstiger Adressen erledigt q.address.

Die einzelnen Schritte sind:

Vorbereitung: Sammeln der neuen und geänderten Adressen

Prüfung und Abgleiche: Die eingesammelten Adressen werden geprüft und gegen den Bestand im Zielsystem abgeglichen:

Ist die Adresse postalisch korrekt, sind die Datenfelder korrekt belegt oder ggf. zu formatieren?

Gibt es unter den eingesammelten Adressen Dubletten?

Ist die Adresse bereits im Zielbestand vorhanden?

Anschließend sind

neue Adressen ins Zielsystem zu übernehmen und

im Zielsystem bereits vorhandene Adressen zu aktualisieren.

Real-time-Datenübernahme

Abbildung 3: Wenn neue oder geänderte Adressen einzeln, also „real-time“ übernommen werden müssen, wird dies am besten über eine Anwendung erledigt, die direkt mit der API des q.address Quality Servers kommuniziert.

Sollen Daten sofort, also „real-time“ übernommen werden – etwa die neuen Bestellungen aus einem Online-Shop ins CRM –, setzt dies den q.address Quality Server voraus.

Der q.address Quality Server indiziert den Bestand des Zielsystems (also etwa eines CRM-Systems) und ermöglicht dadurch die sofortige und schnelle Suche nach eventuell im Zielsystem bereits vorhandenen Adressen. Gleichzeitig bietet der q.address Quality Server die Funktionalität für weitere Prüfungen: Postalische Prüfung (national bis welt-weit), Namensprüfungen, Anredegenerierungen, Datenformatierungen etwa bei Telefonnummern u.v.a.m.

Die Realisierung erfolgt mit einem Programm, das die Daten von den Anwendungen entgegennimmt, sie mit Hilfe des q.address Quality Servers prüft und ins Zielsystem übernimmt. (Vgl. Abbildung 3)

q.address Integrationen

Besonders einfach gestaltet sich die Real-time-Übernahme, wenn das Zielsystem bereits durch eine q.address Integration überwacht wird. Denn die Integrationen basieren auf dem q.address Quality Server, so dass dieser dann bereits vorhanden ist. Fertige Integrationen gibt es u.a. für Microsoft Dynamics 365 CE, Microsoft Dynamics 365 BC (NAV), SAP CRM u.v.a.m.

Clearing und Teambearbeitung

Abbildung 4: Es wird immer Adressen geben, bei denen eine automatische Entscheidung, ob Dublette oder nicht, nicht erwünscht ist. q.address bietet für diese Fälle einen Nachbearbeitungsdialog an.

Es gibt immer Fälle, bei denen ein Programm nicht hinreichend sicher entscheiden kann, ob eine Adresse in der Zieldatenbank zu einer oder zu verschiedenen realen Personen gehört, oder nicht. Für diese Fälle bieten wir spezielle Lösungen an, um diese Fälle zu sammeln (Abbildung 4, Nummer 4) und einem individuellen Clearing-Verfahren zur Verfügung zu stellen (Abbildung 4, Nummer 5).

Man wird diesen zusätzlichen Clearing-Aufwand nicht immer betreiben wollen. Aber wenn es gefordert ist, bietet sich mit der q.address Teambearbeitung eine fertige Lösung an.

Wo bin ich hier?

ACS Informatik fokussiert sich auf Produkte zur Siche­rung der Adress­qualität. Ihre Produk­tfamilie q.address reicht von einer Stand-alone-Version bis hin zu Inte­gratio­nen in die Business-Anwendun­gen Microsoft Dynamics 365 und SAP CRM, ERP und IS.
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Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie hier:

q.address Stand-alone führt Adressdateien dublettenfrei zusammen. Gleichzeitig führt q.address auch die Dateninhalte selbst zusammen, damit keine Informationen verloren gehen („Verschmelzung“). Auch können weitere Prüfungen durchgeführt werden: Sind die Anschriften korrekt? Passen die Anreden oder sind Vor- und Nachname vertauscht? Für tägliche Verarbeitungsprozesse kann q.address Stand-alone automatisiert und von Ihren Prozessen automatisch gestartet werden.

Die q.address Integrationen überwachen die Adressqualität in Ihren CRM- und ERP- Anwendungen: Fehlertolerante Suche von Firmen, Kontakten, Leads etc., Dubletten- erkennung und postalische Anschriftenprüfung bereits bei der Erfassung, Formatierung von Namen, Anreden, Anschriften, Telefonnummern u.v.a.m.

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